Supplier का Ledger Balance नहीं मिल रहा? Invoice, Payment और Credit Note ऐसे मिलाएँ

Supplier का statement और आपकी books अलग हों तो पहले bill-wise मिलान करें

Supplier कहता है कि ₹42,000 बाकी हैं, जबकि आपके ledger में ₹17,000 दिखते हैं? यह अंतर हमेशा नई देनदारी नहीं होता। Payment किसी दूसरे invoice में adjust हुआ हो सकता है, credit note छूटा हो, advance अभी bill से link न हुआ हो या पुराना opening balance गलत हो। Difference को सीधे adjustment entry से मिटाने के बजाय कारण ढूँढना जरूरी है।

तीन रिकॉर्ड साथ रखें

• Supplier statement: invoice, debit/credit note, receipt/payment, date और running balance.
• आपकी purchase ledger: purchase bills, returns, credit notes, payment entries, advances और opening balance.
• बैंक/भुगतान प्रमाण: NEFT/RTGS/UPI reference, cheque details, bank statement और supplier receipt/confirmation.

एक ही अवधि और एक ही supplier account compare करें। अगर आपके books में multiple branches, GSTINs या vendor codes हैं, तो पहले सही supplier ledger पहचानें; अन्यथा रकम किसी दूसरे account में दर्ज मिल सकती है।

Invoice-wise reconciliation के 7 कदम

1. दोनों तरफ की अवधि तय करें: Statement opening date और closing date आपके ledger period से मेल खाते हों। Opening balance अलग से verify करें।
2. Invoice number और date match करें: Supplier invoice का number, taxable value/total और आपके purchase register की entry मिलाएँ। Short/duplicate bill, गलत date या दूसरे branch की entry अलग चिन्हित करें।
3. Payments को invoice से link करें: Bank reference और payment advice से देखें कि कौन-सा payment किन bills के विरुद्ध गया। Supplier ने advance/part payment किसी दूसरे bill में लगाया हो तो allocation note लें।
4. Credit note और purchase return देखें: Return, rate difference, damaged goods या discount के कारण credit note हो तो supplier document और आपकी entry की तारीख मिलाएँ।
5. Debit note/charges समझें: Freight, shortage, late fee या rate adjustment की entry हो तो supporting document और agreed terms के साथ जाँचें। बिना प्रमाण नई liability स्वीकार न करें।
6. Unpresented/uncleared items रखें: भुगतान भेज दिया है पर supplier statement में नहीं आया, तो UTR/cheque proof सहित “in transit” सूची बनाकर बाद में clear करें।
7. हर अंतर का कारण लिखें: Missed bill, unallocated payment, duplicate entry, credit note pending, timing gap या wrong opening balance—हर item के साथ owner और next action दर्ज करें।

व्यावहारिक उदाहरण

Books में supplier को ₹1,20,000 के bills दर्ज हैं। आपने ₹80,000 भुगतान किया और ₹15,000 का credit note मिला, इसलिए आपकी अपेक्षित payable राशि ₹25,000 है। Supplier statement में ₹40,000 बाकी है। तुरंत ₹15,000 की adjustment डालने से पहले देखें कि credit note supplier ने उसी account/period में post किया या नहीं, payment किस invoice से adjust हुआ और कोई ₹15,000 bill आपकी books में छूटा तो नहीं। Bill-wise matching कारण साफ करेगी।

GST-registered business में purchase ledger cleanup करते समय invoice details को GST records से भी cross-check किया जा सकता है; accounting balance और input-tax-credit eligibility एक ही प्रश्न नहीं हैं। किसी tax claim का निर्णय relevant documents और applicable rules देखकर अलग से करें।

साल-अंत/loan file से पहले यह सूची पूरी करें

• Top suppliers से latest statement/confirmation लें और dated copy रखें।
• पुराने advances, debit/credit balances और dormant vendor accounts की सूची निकालें।
• Unallocated payments को reference और date के साथ identify करें।
• Repeated invoice numbers, duplicate bills और unmatched credit notes की जाँच करें।
• Opening balances को पिछली closing ledger/trial balance से मिलाएँ।
• Material differences के लिए supplier email, note, bank proof या internal approval attach करें।

साफ supplier ledger से payable position, cash planning और accounting review समझना आसान होता है। लेकिन बिना evidence के balance write-off या adjust न करें; पहले supporting papers लेकर accountant से treatment confirm करें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Supplier statement में invoice है पर मेरी books में नहीं—क्या करूँ?

Invoice की copy, goods/service receipt, date और correct entity/GSTIN verify करें। Duplicate या गलत account में दर्ज होने की संभावना भी देखें; confirmation के बाद ही entry करें।

Bank से payment कट गया लेकिन supplier balance कम नहीं हुआ।

UTR/cheque reference लेकर supplier से allocation details माँगें। Payment गलत bill/vendor code में लग सकता है या statement cut-off के बाद दिख सकता है।

पुराना opening balance मेल नहीं खा रहा, क्या पूरी राशि adjust कर दूँ?

नहीं। पिछली closing ledger, trial balance, supplier confirmation और बाद के payments/bills से period-wise trace करें। कारण और approval के बिना adjustment से नया mismatch बन सकता है।

क्या हर छोटी difference पर supplier से confirmation लेना चाहिए?

पहले timing, rounding, unapplied payment और credit note की जाँच करें। Material या बार-बार रहने वाले differences को लिखित confirmation के साथ resolve करें।

GST records और supplier ledger में फर्क हो तो?

Bill details, supplier filing, purchase register और books को साथ देखें। Ledger payable का हिसाब है; GST credit का treatment अलग दस्तावेज और नियमों के आधार पर जाँचना चाहिए।

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